Trong phần 1 của chủ đề về Book bài PR báo chí, mình đã chi tiết hóa quy trình để book một bài PR loại advertorial. Tiếp theo mình sẽ chia sẻ những chú ý giúp công việc book bài PR diễn ra thuận lợi.
Phần 2: Những lưu ý khi book bài PR báo chí
Khi nhắc tới việc book một bài PR báo chí (loại advertorial) nhiều người hoặc bản thân mình đều có nhận định đây là loại bài PR dễ dàng triển khai hơn so với các loại bài khác. Tuy nhiên, để quá trình book bài diễn ra thuận lợi, người phụ trách công việc này cần phải lưu ý một số điều dưới đây. Trường hợp bạn vừa là người viết vừa là người trực tiếp thực hiện việc book bài, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những lưu ý này, kết hợp với một số lưu ý khi viết bài PR để xử lý tốt hai công việc.
Hiểu sản phẩm và đối tượng của bài PR
Đây là một yêu cầu quan trọng đối với tất cả nhân sự làm việc tại công ty (trong khi một số người cho rằng việc này chỉ dừng lại ở bộ phận kinh doanh và phòng marketing).
Sản phẩm của công ty bạn thuộc ngành nào, phân loại nào trong ngành đó? Thành phần, công dụng, sự khác biệt của nó so với đối thủ cạnh tranh là gì?
Đối tượng mục tiêu của bài PR rất đa dạng, có thể là người tiêu dùng sản phẩm hoặc đơn vị hợp tác, cơ quan, tổ chức chính phủ… Việc nắm được đối tượng của bài PR sẽ giúp bạn xác định được trang báo cần đăng tải, từ đó có những phản hồi phù hợp khi nhận được brief từ marketing team.
Hiểu mục tiêu của việc book bài PR
Thông thường, một bài PR advertorial được viết để phục vụ một trong số những mục tiêu: tăng độ nhận diện thương hiệu, push sale, xử lý khủng hoảng truyền thông,… Khi nhận brief, bạn cần trao đổi kỹ với người viết hoặc trưởng nhóm phụ trách để hiểu được thông tin. Hiểu được mục tiêu của bài PR sẽ tạo cơ sở để bạn có những đóng góp ý kiến cho marketing team trong việc xác định trang báo, vị trí book, thời điểm lên bài…; thuận lợi hơn trong quá trình trao đổi với các bên đối tác (agency và ban biên tập trang báo).
Ví dụ: Mục tiêu của team marketing đi bài PR đợt này là để thông báo chương trình quay số trúng thưởng tháng 9 cho sản phẩm mẹ và bé. Brief bạn nhận được là đi bài trên trang vnxpress; CM kinh doanh; thời gian đăng là sau 2 ngày chương trình bắt đầu. Có thể thấy với mục tiêu của marketing team, brief trên hoàn toàn chưa phù hợp. Bài viết được đăng trước đó 2 ngày khi chương trình bắt đầu trên một trang báo phụ nữ, làm đẹp như Eva hay Afamily và CM Mẹ và bé hoặc Sức khỏe sẽ là một lựa chọn tốt hơn.
Hiểu trang báo sẽ đăng bài PR
Mỗi trang báo sẽ có những quy định khác nhau đối với bài PR được đăng tải như độ dài của bài viết, số lượng chữ trong sapo, số lượng ảnh, font chữ, quy định về gắn link… Các thông tin này được công khai hầu hết trên các bảng báo giá book bài PR, bạn có thể lấy từ phía agency hoặc tải từ google search để sử dụng.
Ngoài những quy định của bài PR, bạn cũng cần nghiên cứu các chuyên mục nổi bật của mỗi trang báo, khung giờ nổi bật, loại nội dung được yêu thích. Tất cả những thông tin này đều rất hữu ích cho quá trình triển khai book bài PR báo chí.
Hiểu luật quảng cáo của báo chí
Báo chí là một trong những phương tiện quảng cáo chịu sự ràng buộc bởi luật quảng cáo của nhà nước Việt Nam. Để công việc thuận lợi, bạn phải nắm được cơ bản các điều luật, nghị định liên quan về luật quảng cáo nói chung và với ngành của công ty bạn nói riêng, đồng thời kết hợp với nhân sự phụ trách pháp chế để cập nhật liên tục các thông tin mới về luật quảng cáo.
Có rất nhiều thuận lợi đến từ việc bạn hiểu và nắm rõ luật quảng cáo: hỗ trợ quá trình viết bài PR để nó luôn nằm trong khuôn khổ luật pháp; phản hồi lại những yêu cầu không phù hợp từ phía ban biên tập; bảo vệ quyền lợi của công ty trong quá trình book bài PR.
Để hiểu về luật quảng cáo của báo chí nói chung, bạn có thể tìm đọc phần nội dung của Điều 21, Điều 22, Điều 23, Điều 24 của [Luật Quảng cáo năm 2012]. Như mình đã đề cập trước đó, bạn cũng cần tìm hiểu thêm các nghị định, điều luật riêng cho từng ngành để có cái nhìn tổng thể hơn về luật quảng cáo. Từ đó áp dụng sao cho phù hợp với từng trường hợp.
Ví dụ: Những văn bản luật pháp mà người book bài PR báo chí trong ngành dược phẩm cần phải tìm hiểu và nắm được nội dung cơ bản bao gồm:
- Luật Quảng cáo 2012;
- Luật an toàn thực phẩm 2010;
- Nghị định 181/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quảng cáo;
- Nghị định 15/2018/NĐ – CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật an toàn thực phẩm;
- Thông tư 09/2015/TT-BYT Quy định về xác nhận nội dung quảng cáo đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đặc biệt thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ Y tế.
- Nghị định 38-2021-ND-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hóa và quảng cáo. (Nghị định này mới áp dụng từ ngày 01 tháng 06 năm 2021).
Chuẩn bị tài liệu chứng minh cho thông tin trong bài PR
Ngoài việc chuẩn bị bộ giấy tờ pháp lý cần gửi cho trang báo, bao gồm: giấy phép quảng cáo, giấy đăng ký kinh doanh, giấy công bố sản phẩm… trước khi gửi bài đi, bạn cần chuẩn bị tốt bộ tài liệu chứng minh cho các thông tin có trong bài viết. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và thuận lợi hơn trong quá trình book bài.
Những năm gần đây, yêu cầu về tài liệu chứng minh đối với các thông tin trong bài viết ngày càng khắt khe. Dưới đây là một số ví dụ về trường hợp bạn cần phải chuẩn bị sẵn tài liệu chứng minh:
- Số liệu (con số): Bất kể là số năm, số ngày tháng hay số liệu của một kết quả nghiên cứu, chỉ cần trong bài có đề cập, bạn đều phải có nguồn cụ thể. Nguồn ở đây có thể là từ một trang báo có độ uy tín cao trong ngành của sản phẩm (ví dụ trong nghành dược sẽ là các trang của bệnh viện, bộ y tế…) hoặc các nghiên cứu đã được công bố.
- Trích dẫn của nhân vật: 100% trường hợp sử dụng trích dẫn phải được sự đồng ý, xác nhận qua email của nhân vật. Bất kể người đó có thân quen hay không với công ty của bạn.
- Nhận định, đánh giá: Tương tự như số liệu, một số nhận định đánh giá chủ quan của người viết có thể phải cung cấp tài liệu chứng minh.
Trong trường hợp bạn không tìm được nguồn hoặc nguồn không được chấp thuận bởi ban biên tập, các thông tin này thường sẽ bị xóa hoặc sửa để có tính khách quan hơn.
Giữ vững tinh thần “đầu lạnh – tim nóng”
Giữ một cái đầu lạnh tỉnh táo và một trái tim nóng tử tế, biết lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong nghề làm truyền thông nói riêng và tất cả các công việc khác nói chung. Kỹ năng này giúp bạn có thể đối diện với khó khăn phía trước nhờ khả năng ứng biến và thay đổi góc nhìn của bản thân.
Đặt kỹ năng này trong book bài PR báo chí, kỹ năng này thoạt đầu nghe có vẻ hơi “đao to búa lớn”, tuy nhiên theo kinh nghiệm của mình, nó chính là chìa khóa để hoàn thành tốt công việc này. Nếu như quy trình thực hiện, các chú ý bên là thuộc về phần kỹ thuật (nghĩa là bạn chỉ cần hiểu và thực hiện theo là được), thì giữ “đầu lạnh – tim nóng” là kỹ năng mềm bạn cần nhiều thời gian để rèn luyện.
Từ lúc gửi bài tới khi bài được đăng tải là một quá trình trao đổi thông tin liên tục giữa bạn với agency – ban biên tập. Không phải lúc nào những yêu cầu chỉnh sửa, cắt bỏ của ban biên tập cũng phù hợp và có lý. Đây là lúc bạn cần giữ một cái đầu tỉnh táo để phân tích, tổng hợp dữ liệu, bằng chứng… mà mình có để bảo vệ nội dung bài viết, đảm bảo mục tiêu thương hiệu đã đặt ra đối với bài viết.
Ngoài một cái đầu lạnh, bạn cần một trái tim nóng tử tế, biết lắng nghe để có cách cư xử chừng mực và tôn trọng những đối tác của mình. Bạn cần đảm bảo mục tiêu của thương hiệu nhưng ban biên tập họ cũng cần bảo đảm nguyên tắc của trang báo. Vì vậy hãy làm việc để cả đôi bên cùng có lợi. Điều này giúp bạn duy trì tốt mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác báo chí. Trái tim nóng còn được thể hiện khi bạn biết cách tôn trọng người đọc thông qua việc đưa tới họ những thông tin có ích và đúng sự thật. Dù là quảng cáo, hãy luôn giữ cho doanh nghiệp mình sự tử tế.
Lời kết
Book bài PR báo chí sẽ là công việc đơn giản nếu bạn hiểu quy trình và nắm được một số các lưu ý quan trọng. Những chia sẻ của mình trong hai phần đứng trên quan điểm của một nhân sự PR làm việc độc lập và không thực hiện triển khai viết bài (vì công ty cũ của mình có nhóm nội dung riêng), tuy nhiên, bạn vẫn hoàn toàn có thể áp dụng các chia sẻ này vào bất kỳ loại cơ cấu nhân sự nào.
Ngoài ra, ai có nhu cầu thuê dịch vụ viết bài PR – Booking bài PR cho nhãn hàng thì có thể liên hệ qua email lengkengtrada@gmail.com nhé!!
Leave a Reply
You must be logged in to post a comment.