Các bài viết PR là một trong những hoạt động then chốt trong quan hệ công chúng (Public Relations) – một quá trình truyền thông chiến lược nhằm xây dựng mối quan hệ có giá trị giữa thương hiệu với các cá nhân, tổ chức, cộng đồng có liên quan tới quá trình phát triển của doanh nghiệp. Có nhiều cách phân loại bài PR khác nhau (bạn có thể tìm hiểu trên google), tuy nhiên để đơn giản mình thường chia bài PR thành 3 loại cơ bản: Bài advertorial (Bài Book – doanh nghiệp chủ động viết và mua vị trí đăng), bài Editorial (Bài Pitch – bài do phóng viên viết) và bài Organic (bài được báo chủ động đăng không mất phí, không có tác động của doanh nghiệp).
Đối với bài Editorial và bài Organic, đôi khi có tiền thôi chưa đủ. Để có một bài viết độc lập, khách quan và chứa đựng thông tin giá trị cho người đọc, doanh nghiệp còn phải xây dựng mối quan hệ tốt với phóng viên thuộc các đơn vị báo chí. Chất lượng của mối quan hệ này sẽ quyết định một phần việc họ có phải trả phí để lên bài hay không.Tuy nhiên khi doanh nghiệp chưa xây dựng được quan hệ với phóng viên hay đối tác truyền thông thì bài advertorial là loại được họ lựa chọn nhiều hơn, bởi để book được một bài advertorial trên báo điện tử là tương đối dễ. Doanh nghiệp chỉ cần trả phí cho báo để được đăng. Trong hai phần của chủ đề này, mình sẽ chi tiết hóa quy trình để book một bài PR loại advertorial và những chú ý giúp công việc book bài PR diễn ra thuận lợi.
Phần 1: Các bước trong quy trình book bài PR
Thông thường trong một doanh nghiệp, người phụ trách việc book bài PR thường là nhân sự PR. Nếu không có một bộ phận PR chuyên biệt, công việc này có thể do nhân sự content marketing hoặc trưởng nhóm content marekting phụ trách. Dù nhân sự phụ trách là ai thì đều có thể áp dụng quy trình book bài PR dưới đây:
Bước 1: Xác định yêu cầu book báo chí và viết bài
Để đăng một bài viết PR loại advertorial lên một site báo, việc đầu tiên bạn cần xác định các yêu cầu của bài PR cần book. Cụ thể, bài đó dự kiến đăng trên trang báo nào, chuyên mục nào, vị trí nào, thời điểm đăng,… và tương đương với các thông tin đó là bảng báo giá. Theo kinh nghiệm của mình, việc này nên được xác định trước để giúp người viết tối ưu hóa bài PR sao cho phù hợp với những yêu cầu của trang báo. Việc này giúp giảm thời gian chỉnh sửa bài khi đi vào quá trình book bài.
Sau khi đã xác định được yêu cầu, việc tiếp theo chính là viết bài PR. Công việc này có thể do nhân sự phòng PR hoặc nhân sự content của phòng Marketing viết, điều này dựa trên cơ cấu phòng ban của từng doanh nghiệp. Có nhiều hình thức, định dạng để thể hiện một bài PR như article, photostory, mini emagazine, emagezine, quiz, inforgraphic.. Bài PR cần được xây dựng ý tưởng (idea) và dàn ý (Outline) dựa trên thông điệp truyền thông hoặc định hướng nội dung đã được xác định rõ ràng.
Bước 2: Gửi thông tin yêu cầu book bài PR
Bước tiếp theo, bạn sẽ gửi những yêu cầu cụ thể cho việc booking bài PR (đã đề cập ở bước 1) tới một trong hai đầu mối:
- Gửi bài viết và nội dung yêu cầu book bài PR tới agency có chuyên môn. Họ sẽ thay bạn tiếp nhận thông tin và làm việc trực tiếp với ban biên tập của báo trong suốt quá trình book bài.
- Gửi bài viết và nội dung yêu cầu book bài PR trực tiếp tới đơn vị báo chí thông qua một nhân sự đang làm việc tại đó (có thể là phóng viên, người thuộc phòng biên tập hoặc một nhân sự thuộc phòng kinh doanh). Thông thường là một bạn account, người này sẽ trao đổi công việc với bạn cho tới khi quá trình booking hoàn thành.
Tùy vào mối quan hệ với các đơn vị báo chí và nhu cầu thực tế mà người phụ trách book bài PR sẽ lựa chọn hình thức làm việc phù hợp.
Một điều cần chú ý là bạn không nên gửi kèm bài viết đã hoàn thành ở bước này. Nguyên nhân là do bài viết rất có thể bị trôi theo dòng email trao đổi và gây nhầm lẫn giữa các tệp chỉnh sửa sau này, đặc biệt là trong các chiến dịch phải book cùng lúc nhiều trang báo khác nhau. Bạn nên gửi bài viết sau khi hoàn thành bước 4, tức là khi đôi bên đã xác nhận thông tin với nhau và bắt đầu tiến hành việc book bài.
Bước 3: Nhận phản hồi và xác nhận thông tin book bài PR
Bạn sẽ nhận được thông tin về báo giá theo vị trí, số % chiết khấu của trang báo (1) và một số thông tin liên quan trực tiếp tới 2 chỉ số trên từ phía agency hoặc bên đơn vị báo chí. Riêng số % chiết khấu, bạn có thể được hoặc không được chiết khấu nếu làm việc trực tiếp với đơn vị báo chí, tùy vào mối quan hệ hoặc quy định chính sách của họ. Mức chiết khấu này thường nhỏ hơn hoặc bằng với mức chiết khấu agency đưa ra.
Sau khi nhận được thông tin phản hồi, bạn đối chiếu với ngân sách dự kiến và những yêu cầu cụ thể ban đầu cho việc book bài PR. Nếu thấy thông tin phản hồi hợp lý, bạn xác nhận qua email để chuyển sang bước 4. Nếu không phù hợp, bạn tiến hành trao đổi, điều chỉnh để đi được tới thống nhất cuối cùng và xác nhận.
Bước 4: Làm hợp đồng book bài PR
Hai bên sẽ tiến hành làm hợp đồng sau khi đã đi đến thống nhất chung. Tuy nhiên bước này có thể làm song song với bước 5. Nghĩa là bạn có thể gửi bài PR tới ban biên tập để book bài trong khi hoàn thiện thông tin hợp đồng. Việc này thực hiện được tùy vào mức độ tin tưởng giữa đôi bên và tính cấp thiết của việc đăng bài.
Khi làm việc với agency, bạn có thể triển khai một trong hai loại hợp đồng: hợp đồng cung cấp dịch vụ truyền thông (theo từng đợt) hoặc hợp đồng nguyên tắc (2) (dài hạn, thường áp dụng tối thiểu một năm). Nếu làm việc trực tiếp với đơn vị báo chí, bạn có thể được bỏ qua bước này để đẩy bài và hoàn thiện giấy tờ thanh toán sau khi hoàn tất công việc đăng bài.
Bước 5: Gửi bài PR cần book và chỉnh sửa theo phản hồi của ban biên tập
Trong những lần chia sẻ về quá trình book bài PR, mình thường đánh giá đây là bước tốn nhiều công sức nhất của nhân sự phụ trách hạng mục công việc này. Để một bài PR được đăng lên một trang báo (on air) thì tiền và một tệp word thôi là chưa đủ. Bạn cần một cái đầu lý trí, nhanh nhạy và một trái tim khỏe mạnh, những điều này mình sẽ chia sẻ chi tiết ở phần 2. Còn trong phạm vi phần 1, bạn chỉ cần hiểu được cách tiến hành của bước này mà thôi.
Bạn gửi bài viết đã chuẩn bị sẵn trước đó cho người phụ trách phía agency hoặc đơn vị báo chí để được xét duyệt. Thông thường ban biên tập sẽ cần tối đa 02 ngày làm việc để phản hồi về bài viết. Sau khi nhận được phản hồi, bạn tiến hành chỉnh sửa hoặc trao đổi để các bên có được sự thống nhất về mặt nội dung, vị trí và thời gian đăng bài. Trong một số trường hợp, các yêu cầu của bài PR cần book có thể thay đổi một phần hoặc 100%. Điều này tùy thuộc vào diễn biến thực tế của quá trình trao đổi. Hãy nhớ rằng, bạn luôn phải đảm bảo được tối đa mục tiêu truyền thông của thương hiệu trong bài PR đó.
Bước 6: Nghiệm thu bài
Sau khi bài PR được đăng tải sẽ tới bước nghiệm thu. Có hai thông tin bạn cần nghiệm thu đó là link bài viết (thường được gửi ngay sau khi bài đăng) và số liệu của bài viết (thường được gửi sau tối thiểu 15 ngày kể từ khi bài được đăng).
Bạn cần đọc kỹ bài viết được nghiệm thu để đảm bảo đó là phiên bản cuối cùng bạn xác nhận. Nếu có sự sai sót bạn cần báo ngay để được hỗ trợ chỉnh sửa. Trường hợp lỗi không đến từ ban biên tập, bạn có thể phải mất một khoản phí để chỉnh sửa.
Bước 7: Thanh toán
Công việc này thường do bạn admin phía doanh nghiệp phụ trách. Tuy nhiên nhân sự book bài PR cần phối hợp để xác nhận các thông tin bên trong các giấy tờ liên quan tới thanh toán (thuế VAT, bản sao kê, hợp đồng…).
Trên đây là 7 bước cơ bản của quy trình book bài PR, trong phần tiếp theo, mình sẽ chia sẻ kỹ hơn về các điểm cần chú ý giúp công việc book bài PR diễn ra thuận lợi.
Đọc tiếp: Quy trình và những lưu ý khi book bài PR thương hiệu (Phần 2)
*Giải thích thuật ngữ
(1) Chiết khấu là việc giảm giá niêm yết của một sản phẩm,dịch vụ của doanh nghiệp với một tỉ lệ phần trăm nhất định. Trong trường hợp này là số % mà doanh nghiệp được giảm trên giá đăng bài niêm yết của một trang báo. Bạn có thể tìm được bảng giá niêm yết của các trang báo trên google hoặc agency sẽ cung cấp.
(2) Theo Luật Việt Nam, hợp đồng nguyên tắc là một loại hợp đồng thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên mang tính chất định hướng về việc mua bán, cung ứng hàng hóa/dịch vụ. … Những thỏa thuận trong Hợp đồng nguyên tắc thường được sử dụng làm cơ sở để các bên ký kết Hợp đồng kinh tế hay bổ sung thêm các phụ lục cho Hợp đồng nguyên tắc.
Trong trường hợp này, hợp đồng nguyên tắc giữa doanh nghiệp ký với agency book bài PR báo chí sẽ bao gồm những thỏa thuận giữa hai bên và một phụ lục về mức chiết khấu của các site báo. Hợp đồng này sẽ được sử dụng làm cơ sở thông tin trong suốt quá trình hợp tác (tối thiểu trong vòng 01 năm), giúp giảm thủ tục giấy tờ hành chính. Mẫu hợp đồng nguyên tắc xem tại đây.
Nhân tiện PR dịch vụ kiếm cơm lấy sức viết blog: Ai có nhu cầu thuê dịch vụ viết bài PR – Booking bài PR cho nhãn hàng thì có thể liên hệ qua email lengkengtrada@gmail.com nhé!!
Leave a Reply
You must be logged in to post a comment.